Pengurusan Fail Dan Surat Rasmi

 *Just nk share*

Walaupun ramai dah tahu, saya share sikit kpd yg x tau/ utk ulangkaji😊

🔴Tulisan utk surat rasmi hanya font Arial saiz 12-14. Dulu times new roman

🔴Single spacing. Utk tandatangan, enter 3kali

🔴Tarikh surat tak perlu masukkan yg kalendar Islam. Hanya jabatan berkaitan agama Islam sj pakai sprti pejabat agama/zakat.

🔴Surat tak kisah kpd lelaki atau perempuan tetap pakai tuan

🔴Alamat penerima jika satu saja boleh letak di muka pertama. Kalau 2,3 atau lebih sperti di senarai edaran.

🔴Senarai penerima susunannya org luar dlu, baru jabatan dan agensi kita

InshaAllah nanti sy update lagi kalau ada info/ ilmu baru berkaitan surat rasmi kerajaan.

TAMBAHAN INFO

9/9/2020

8.30mlm

♥ Surat keluar kt buat 2 salinan

-1 print atas letterhead (hantar ke penerima)

-1 print tanpa letterhead (masuk fail)

DUA DUA surat ni kena sain hidup. Tak boleh copy. Kalau copy surat tak laku di mahkamah.

 ♥ Fail perlu tutup jika lebih 100 kandungan atau 4cm, mana yg terdahulu. Pegawai jgn sain surat kalau dah lebih 100 sbb tak valid pon. Penceramah kata kalau surat ada 156 contohnya, jadi 56 kandungan tu tak sah. Yg ni ramai kt terlepas pandang, blh baiki lps ni

♥ Kalau fail hilang, buka sampuL kecil dan masukkan surat berkaitan disitu. Sampul kecil sah sehingga 3bulan (90 hari) dan jika hari ke 91 tak jumpa juga, bukak fail baru tajuk yg sama tetapi jilid yg seterusnya.

♥ Rekod pergerakan fail perlu ada. Boleh pakai kad keluar masuk atau sistem. Tak kisah asalkan berekod, bg mengelakkan fail tak dpt dikesan.

♥ Fail terbuka (putih) yg nak dilupuskan, kt blh dihantar senarai ke Arkib dan blh lupus mengikut cadangan Arkib. Kalau fail terhad (fail sulit/fail hijau), kt perlu rujuk CGso terlebih dahulu. Setelah turun taraf kpd fail putih baru blh hantar senarai utk pelupusan. Jd kurangkan lah fail hijau jika takda keperluan.

♥ Perlu ada 2 buku daftar surat. Asingkan utk surat terbuka dan terperingkat (sulit). Buku blh beli di PNB. 

♥ Tutup fail tak perlu tulis tarikh. Hanya tulis:

DITUTUP. RUJUK JILID 2

Sbb dikanan kulit fail mmg ada ruangan yg kt perlu tulis tarikh fail ditutup. 

♥ Tutup fail dgn palang (garis merah), dari bucu atas ke bawah tanpa ganggu ruangan tajuk fail. Tulisan didalam garisan boleh warna hitam/biru

♥ Tajuk dan nombor rujukan dilarang sama sekali kalau kita tampal. Kena tulis tangan 

♥ Kurangankan penggunaan cop dlm bku servis sbb pernah ada kes, buku kena hujan, semua maklumat hilang cuma nampak beberapa yg tulis dgn tangan saja.

♥ Disurat tak boleh diminitkan apa2. Minit di kertas minit. Di surat hanya blh cop terima shj. Walaubagaimanapun menjadi amalan kt di merata jabatan mengamalkan minit di surat bg memudahkan kt membuat rujukan. Sy hanya kongsi info dari arkib😉

♥ Kalau berlaku banjir/kebakaran melibatkan bilik fail melibatkan dokumen, buat laporan ke Arkib

♥ Kalau buat kursus jgn hantar PT atau sokongan saja. Pegawai atasan perlu join sekali. Kalau PT saja pi, blk tak akan terjadi perubahan, akan ikut budaya lama.

Sy mencadangkan tuan puan jika bekerja dlm sektor awam utk menganjurkan kursus bersama Arkib. Kt sedia maklum, maklumat ttg kursus fail dan rekod kdg ada info dari INTAN, CGSO, MAMPU dll.. Walaubagaimanapun, pengakhiran fail tu akhirnya ke Arkib jua melalui pelupusan. Bukan tak blh utk tajuk ni dapat info dari Agensi selain Arkib cuma takut ketepatan cara tu tak pasti, melainkan mmg kita rujuk Tatacara Pengurusan Rekod dan Fail.

Sumber

En Khairi

Penceramah Jabatan Arkib 

Cawangan Kedah/Perlis